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当社の個人情報保護に関する取り組みについて

個人情報保護に関するプライバシーポリシー

(個人情報取扱事業者)
確定拠出年金サービス株式会社
代表取締役社長 中島 弘道

制定 平成16年08月02日
改定 令和05年10月30日

確定拠出年金サービス株式会社(以下、「当社」といいます)は、当社の個人情報保護に関する取組方針および個人情報、(お客さまの個人番号および個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報等」といいます)も含みます)の取扱いに関する考え方として、以下の「個人情報保護に関するプライバシーポリシー」(以下、「本ポリシー」といいます)を制定し、公表いたします。

取組方針

当社は、確定拠出年金制度における情報提供・教育サポートを行う運営管理機関として、加入者の方などの個人情報をお預かりし、このポリシーに定める利用目的の範囲内でそれら個人情報を積極的に活用しています。したがって、個人情報の適切な保護を図ることは、当社のもっとも重要な責務の一つです。
以上の認識に基づき、当社では、個人情報管理責任者を選任し、当該個人情報管理責任者の 責任のもとに本ポリシーをはじめとする当社の諸規程を策定します。当社が各種業務を行うにあたっては、「個人情報の保護に関する法律」「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」をはじめとする個人情報保護に関する法令や国が定める指針その他の規範等に加えて、本ポリシーをはじめとする当社の諸規程を遵守し、個人情報の適切な保護およびその取得・利用・提供に努めてまいります。

適正取得

当社は、個人情報を業務上必要な範囲において、適正かつ適法な手段により取得いたします。

不適正利用の禁止

当社は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用いたしません。

利用目的

当社は、個人情報について、利用目的を特定するとともに、その利用目的の達成に必要な範囲において取扱うこととし、その範囲を超えて取扱いはいたしません。また、目的外利用を行わないための適切な措置を講じます。なお、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」における個人番号の利用等、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき別途限定されている場合には、当該利用目的以外での取扱いはいたしません。

当社における個人情報の取得および利用目的は以下の通りです。

  • 1.確定拠出年金運営管理業務の実施・運用およびこれに付随するサービスの提供
  • 2.投資教育を実施する講師の選定、管理
  • 3.確定拠出年金加入者等の資産運用状況分析のための統計数値の作成および分析結果の利用
  • 4.確定拠出年金運営管理業務の実施・運用およびこれに付随するサービスの運営状況分析のための統計数値の作成および分析結果の利用
  • 5.確定拠出年金に係る事業およびこれに付随する事業に関する新サービスの開発
  • 6.確定拠出年金運営管理業務の実施・運用およびこれに付随するサービス向上のための研修
  • 7.委託業務における利用目的の範囲内での委託元企業への報告・還元
  • 8.各種リスクの把握および管理のため、その他当社業務を適切かつ円滑に履行するための利用
  • 9.当社の採用活動における案内、連絡、選考
  • 10.当社の役職員等(退職者含む)における人事労務管理業務
  • 11.法令等の規定により使用する場合
  • 12.上記の他、別途情報主体の同意を得ている業務

第三者提供の制限

当社は、情報主体の同意をいただいている場合や法令等に基づく場合等を除き、原則として個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いを委託する場合、合併等の場合、及び別途定める共同利用を行う場合には、情報主体の同意をいただくことなく、個人情報を提供することがあります。
なお、特定個人情報等については「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に限定的に明記された場合を除き、第三者へ提供いたしません。

機微(センシティブ)情報の取扱い

当社は、情報主体の機微(センシティブ)情報(※)(金融分野における個人情報保護に関する ガイドラインで定める情報を指し、「個人情報の保護に関する法律」第2条第3項に規定する「要配慮個人情報」を含みます。)については、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲において情報主体の同意をいただいた場合等の同ガイドラインに掲げる場合を除き、取得・利用・第三者提供はいたしません。

(※)機微(センシティブ)情報とは、以下の情報を指します。

  • 人種、信条、社会的身分
  • 病歴、保健医療及び性生活
  • 犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実
  • 労働組合への加盟
  • 門地、本籍地
  • その他本人に対する不当な差別、偏見、その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する個人情報

安全管理措置

当社は、適切な個人情報の収集、利用および提供に関する基準を定め、個人情報を正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めます。また、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等を予防するため、想定されるリスクに対し、必要かつ適切な安全管理措置を実施するとともに、必要に応じて是正措置を講ずるよう努めます。また、個人情報を取扱う従業者や委託先(再委託先等も含みます)について、必要かつ適切な監督を行ってまいります。

従業者への教育

当社は、個人情報保護教育担当者を選任し、従業者に対して個人情報保護に関する法令等および当社の諸規程類を遵守させるとともに、定期的に教育訓練を実施いたします。

監査

当社は、個人情報の取扱状況について、法令等および当社の諸規程類を遵守しているか確認するために定期的に個人情報取扱状況の監査を致します。また監査結果に基づき、必要と認められた場合は当社の諸規程類およびその運用を改善いたします。

継続的改善

当社は、情報技術の発展や社会的要請の変化等を踏まえて本ポリシーおよび当社の諸規程類を適宜見直し、個人情報の取扱いについて、継続的に改善に努めてまいります。

開示等のご請求手続

当社は、保有個人データの利用目的の通知、内容の開示のご請求、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正・追加・削除、利用の停止・消去・第三者提供の停止・第三者提供記録の開示のご請求等につきましては、適切かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。
なお、当社が講じている安全管理措置については、当社ホームページに掲載している「当社における安全管理措置について」でご確認いただけます。
当社の個人情報の取扱いに関するご質問や、開示等のご請求に関しましては下記「個人情報保護に関する問合せ窓口」までご連絡下さい。

ご意見・ご要望・苦情・ご相談のお申し出

当社の個人情報の取扱いに関するご意見・ご要望・苦情・ご相談につきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。尚、ご意見・ご要望・苦情・ご相談に関しましては下記「個人情報保護に関する問合せ窓口」までご連絡下さい。

以上

個人情報保護管理者(個人情報管理責任者)

住所:〒104-6591
東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー36F
確定拠出年金サービス株式会社 マネージング・ダイレクター

個人情報保護に関する問合せ窓口

住所:〒104-6591
東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー36F
確定拠出年金サービス株式会社 個人情報担当
TEL:03-3544-7128
メール:priv-mado@ho.dcplan.co.jp

なお、当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
TEL:03-5860-7565 フリーダイヤル:0120-700-779
※受付時間 平日9:30~12:00, 13:00~16:30

当社の安全管理措置について

1.個人情報保護指針の策定

  • 当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「安全管理措置に関する質問及び苦情処理の窓口」、「個人データの安全管理に関する宣言」、「基本方針の継続的改善」、「関係法令等の遵守」等についてプライバシーポリシーを策定しています。

2.個人データの取扱いに係る規律の整備

  • 取得・入力、利用・加工、保存・保存、移送・送信、削除・廃棄の段階ごとに、取扱者の役割・責任、取扱者の限定、各管理段階において個人データの安全管理上必要とされる手続等について定めた情報管理に関する規程を策定しています。

3.組織的安全管理措置

  • 個人データの安全管理に係る業務遂行の総責任者である個人データ管理責任者及び個人データを取り扱う各部署における個人データ管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び取り扱う情報の範囲を明確化し、個人データの取扱状況を個人データ管理責任者へ報告する体制を整備しています。
  • 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署の者による監査を実施しています。

4.人的安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  • 個人データの取扱いに関する従業者の役割・責任および違反時の懲戒処分を定めた就業規則を定め、従業者との間で非開示契約を締結しています。

5.物理的安全管理措置

  • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

6.技術的安全管理措置

  • アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7.委託先の監督

  • 「委託先における個人データの安全管理に係る基本方針・取扱規程等の整備」「委託先における個人データの安全管理に係る実施体制の整備」「実績等に基づく委託先の個人データ安全管理上の信用度」「委託先の経営の健全性」を委託先選定の基準として定め、当該基準に従って委託先を選定しています。
  • 委託先に対して、定期的に監査を行うことにより、定期的又は随時に委託先における委託契約上の安全管理措置等の遵守状況を確認し、委託に係る契約内容が遵守されていない場合には、委託先が契約内容を遵守するよう監督を行っています。

8.外的環境の把握

  • 外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じて取り扱っています。

開示請求のお手続きについて

1.開示請求について

  • (1)個人情報保護法に基づき、当社に対してお客さまご本人(または代理人の方)が、お客さまに関する当社の保有個人データ及び第三者提供記録の開示を請求することができます。
  • (2)ご請求にあたっては、次の事項についてご承知おき願います。
    • 以下「ご請求手続」に則り、お手続きいただく必要があります。
    • 開示の対象となる個人データの特定に必要な情報の提供にご協力いただきます。
  • (3)調査の結果、以下に該当する場合は、ご請求の全部または一部について応じられない旨ご回答することとなります。
    • ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 法令に違反することとなる場合

2.ご請求手続

受付方法 以下の受付窓口あて、お電話にてお申し出ください。当社より、「個人情報の開示等請求書」を郵送させていただきます。
ご記入いただいた「個人情報の開示等請求書」に必要書類を添付して、受付窓口あてご郵送願います。
※不備がありますと受付できない場合があります。漏れがないようご記入ください。 また、ご依頼内容の確認等のため、日中にお電話させていただく場合があります。
受付窓口 〒104-6591 東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー36F
確定拠出年金サービス株式会社 開示等請求窓口
電話番号:03-3544-7128
受付時間 月曜日~金曜日の9:00~17:00
※ただし、12月31日~1月3日、5月3~5日、および祝日・振替休日・国民の休日を除く
必要書類 個人情報保護の観点から、受付の際は、次の書類により、ご本人であることを確認させていただきます。次の種類の中から2点「写し」を添付してください。
  • 運転免許証、パスポート、各種健康保険証、各種年金手帳、各種福祉手帳、在留カード、
    特別永住者証明書
    (有効期限内または現在有効なものに限ります。)
  • 印鑑証明書(上記依頼書に実印押印が必要)、住民票の写し
    (発行日から6ヶ月以内のものに限ります。)
    ※「氏名」「住所」「生年月日」何れかの記載がないものは受付できません。
    ※ご提出いただいた本人確認書類については、プライバシーの保護に十分に配慮し、一定期間経過後、当社で破棄させていただきます。
  • 代理人によるご請求の場合は、「ご本人」に加え、「代理人」の方についても上記の本人確認書類が必要です。
代理権確認 代理人によるご請求の場合は、代理権を確認させていただきます。ご本人との関係に応じて、次の証明書類をご提出ください。
<親権者>戸籍謄本
<成年後見人>成年後見登記事項証明書
<任意代理人>当社所定の「委任状」およびご本人の印鑑証明書
※証明書類は、提示日現在で発行日から6ヶ月以内の原本に限ります。
※委任状には、ご本人の実印を押してください。
開示の方法 当社は、お客さまの保有個人データの開示にあたって、以下の方法にて開示を行います。「個人情報の開示等請求書」に必要事項をご記入いただく際に、開示の方法についても以下の方法よりご指定ください。
  • 電磁的方法:当社所定のUSBメモリにPDFファイルを格納したうえで、ご本人さまの住所に本人限定受取郵便で郵送いたします。
  • 書面による方法:回答書をご本人さまあてに本人限定受取郵便で郵送いたします。
(注)「本人限定受取郵便」は、郵便物に記載された名宛人に対し、郵便局が本人確認を行って郵便物をお渡しするサービスです。
手数料 金額 受付時に以下の手数料が必要です。
基本手数料 1,650円/1通(消費税等を含む)

※お客さまの氏名、住所、電話番号、生年月日以外について開示のご請求がある場合には、別途5,500円(消費税等を含む)を加算させていただきます。
※電磁的記録の提供による方法をご指定いただいた場合には媒体費用として別途1,100円(消費税等を含む)が必要になります。

支払方法 現金書留

3.ご回答

受付後、原則30日以内に、上記開示の方法のうちお客さまに指定いただいた方法により回答いたします。

4.お問い合せ

本件お手続きに関するお問い合せは、上記受付窓口あてお電話にて承ります。

利用目的通知請求のお手続きについて

1.利用目的通知請求について

  • (1)個人情報保護法に基づき、当社に対してお客さまご本人(または代理人の方)が、お客さまに関する当社の保有個人データの利用目的の通知を請求することができます。 ただし、以下の場合は、ご請求に応じられませんので、ご了承願います。
    • ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 国の機関、地方公共団体の事務遂行上、支障を及ぼすおそれがある場合
  • (2)ご請求にあたっては、次の事項についてご承知おき願います。
    • 以下「ご請求手続」に則り、お手続きいただく必要があります。
    • 訂正等の対象となる個人データの特定に必要な情報の提供にご協力いただきます。

2.ご請求手続

受付方法 以下の受付窓口あて、お電話にてお申し出ください。当社より、「個人情報の開示等請求書」を郵送させていただきます。
ご記入いただいた「個人情報の開示等請求書」に必要書類を添付して、受付窓口あてご郵送願います。
※不備がありますと受付できない場合があります。漏れがないようご記入ください。 また、ご依頼内容の確認等のため、日中にお電話させていただく場合があります。
受付窓口 〒104-6591 東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー36F
確定拠出年金サービス株式会社 開示等請求窓口
電話番号:03-3544-7128
受付時間 月曜日~金曜日の9:00~17:00
※ただし、12月31日~1月3日、5月3~5日、および祝日・振替休日・国民の休日を除く
必要書類 個人情報保護の観点から、受付の際は、次の書類により、ご本人であることを確認させていただきます。次の種類の中から2点「写し」を添付してください。
  • 運転免許証、パスポート、各種健康保険証、各種年金手帳、各種福祉手帳、在留カード、
    特別永住者証明書
    (有効期限内または現在有効なものに限ります。)
  • 印鑑証明書(上記依頼書に実印押印が必要)、住民票の写し
    (発行日から6ヶ月以内のものに限ります。)
    ※「氏名」「住所」「生年月日」何れかの記載がないものは受付できません。
    ※ご提出いただいた本人確認書類については、プライバシーの保護に十分に配慮し、一定期間経過後、当社で破棄させていただきます。
  • 代理人によるご請求の場合は、「ご本人」に加え、「代理人」の方についても上記の本人確認書類が必要です。
代理権確認 代理人によるご請求の場合は、代理権を確認させていただきます。ご本人との関係に応じて、次の証明書類をご提出ください。
<親権者>戸籍謄本
<成年後見人>成年後見登記事項証明書
<任意代理人>当社所定の「委任状」およびご本人の印鑑証明書
※証明書類は、提示日現在で発行日から6ヶ月以内の原本に限ります。
※委任状には、ご本人の実印を押してください。
手数料 無料

3.ご回答

受付後、遅滞なく当社所定の「利用目的書」を郵送します。

4.お問い合せ

本件お手続きに関するお問い合せは、上記受付窓口あてお電話にて承ります。

訂正等の請求のお手続きについて

1.訂正等の請求について

  • (1)個人情報保護法に基づき、当社に対してお客さまご本人(または代理人の方)が、お客さまに関する当社の保有個人データの訂正等を請求することができます。
  • (2) 訂正等(訂正・追加・削除)は、「当社の保有個人データの内容が事実でない場合」に請求できます。ただし、以下の場合は、ご請求に応じられませんので、ご了承願います。
    • 訂正等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合
    • 訂正等を行うことが当該個人データの利用目的の達成に必要でない場合
  • (3)ご請求にあたっては、次の事項についてご承知おき願います。
    • 以下「ご請求手続」に則り、お手続きいただく必要があります。
    • 訂正等の対象となる個人データの特定に必要な情報の提供にご協力いただきます。

2.ご請求手続

受付方法 以下の受付窓口あて、お電話にてお申し出ください。当社より、「個人情報の開示等請求書」を郵送させていただきます。
ご記入いただいた「個人情報の開示等請求書」に必要書類を添付して、受付窓口あてご郵送願います。
訂正等のご依頼内容について、その事実が確認できる書類を添付してください。(本人確認書類により確認できる場合は不要です。)
※不備がありますと受付できない場合があります。漏れがないようご記入ください。 また、ご依頼内容の確認等のため、日中にお電話させていただく場合があります。
受付窓口 〒104-6591 東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー36F
確定拠出年金サービス株式会社 開示等請求窓口
電話番号:03-3544-7128
受付時間 月曜日~金曜日の9:00~17:00
※ただし、12月31日~1月3日、5月3~5日、および祝日・振替休日・国民の休日を除く
必要書類 個人情報保護の観点から、受付の際は、次の書類により、ご本人であることを確認させていただきます。次の種類の中から2点「写し」を添付してください。
  • 運転免許証、パスポート、各種健康保険証、各種年金手帳、各種福祉手帳、在留カード、
    特別永住者証明書
    (有効期限内または現在有効なものに限ります。)
  • 印鑑証明書(上記依頼書に実印押印が必要)、住民票の写し
    (発行日から6ヶ月以内のものに限ります。)
    ※「氏名」「住所」「生年月日」何れかの記載がないものは受付できません。
    ※ご提出いただいた本人確認書類については、プライバシーの保護に十分に配慮し、一定期間経過後、当社で破棄させていただきます。
  • 代理人によるご請求の場合は、「ご本人」に加え、「代理人」の方についても上記の本人確認書類が必要です。
代理権確認 代理人によるご請求の場合は、代理権を確認させていただきます。ご本人との関係に応じて、次の証明書類をご提出ください。
<親権者>戸籍謄本
<成年後見人>成年後見登記事項証明書
<任意代理人>当社所定の「委任状」およびご本人の印鑑証明書
※証明書類は、提示日現在で発行日から6ヶ月以内の原本に限ります。
※委任状には、ご本人の実印を押してください。

3.結果のお知らせ

受付後、原則30日以内に通知書をご本人あてに郵送します。

4.お問い合せ

本件お手続きに関するお問い合せは、上記受付窓口あてお電話にて承ります。

利用停止等の請求のお手続きについて

1.利用停止等の請求について

  • (1)個人情報保護法に基づき、当社に対してお客さまご本人(または代理人の方)が、お客さまに関する当社の保有個人データの利用停止等、第三者提供の停止を請求することができます。
  • (2)ご請求にあたっては、次の事項についてご承知おき願います。
    • 以下「ご請求手続」に則り、お手続きいただく必要があります。
    • 利用停止等の対象となる個人データの特定に必要な情報の提供にご協力いただきます。

2.ご請求手続

受付方法 以下の受付窓口あて、お電話にてお申し出ください。当社より、「個人情報の開示等請求書」を郵送させていただきます。
ご記入いただいた「個人情報の開示等請求書」に必要書類を添付して、受付窓口あてご郵送願います。
※不備がありますと受付できない場合があります。漏れがないようご記入ください。 また、ご依頼内容の確認等のため、日中にお電話させていただく場合があります。
受付窓口 〒104-6591 東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー36F
確定拠出年金サービス株式会社 開示等請求窓口
電話番号:03-3544-7128
受付時間 月曜日~金曜日の9:00~17:00
※ただし、12月31日~1月3日、5月3~5日、および祝日・振替休日・国民の休日を除く
必要書類 個人情報保護の観点から、受付の際は、次の書類により、ご本人であることを確認させていただきます。次の種類の中から2点「写し」を添付してください。
  • 運転免許証、パスポート、各種健康保険証、各種年金手帳、各種福祉手帳、在留カード、
    特別永住者証明書
    (有効期限内または現在有効なものに限ります。)
  • 印鑑証明書(上記依頼書に実印押印が必要)、住民票の写し
    (発行日から6ヶ月以内のものに限ります。)
    ※「氏名」「住所」「生年月日」何れかの記載がないものは受付できません。
    ※ご提出いただいた本人確認書類については、プライバシーの保護に十分に配慮し、一定期間経過後、当社で破棄させていただきます。
  • 代理人によるご請求の場合は、「ご本人」に加え、「代理人」の方についても上記の本人確認書類が必要です。
代理権確認 代理人によるご請求の場合は、代理権を確認させていただきます。ご本人との関係に応じて、次の証明書類をご提出ください。
<親権者>戸籍謄本
<成年後見人>成年後見登記事項証明書
<任意代理人>当社所定の「委任状」およびご本人の印鑑証明書
※証明書類は、提示日現在で発行日から6ヶ月以内の原本に限ります。
※委任状には、ご本人の実印を押してください。
利用停止・消去・第三者提供停止をお断りする場合 次のような場合には、利用停止・消去・第三者提供停止をお断りさせていただきます。利用停止・消去・第三者提供停止をお断りさせていただく旨を決定した場合は、ご連絡の上、その旨及び理由をご説明いたします。
  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場
  • 法令に違反することとなる場合
  • お申出内容が事実でないことが判明した場合、又は、十分な調査を行った結果、その真偽が確認できなかった場合

3.結果のお知らせ

受付後、原則30日以内に通知書をご本人あてに郵送します。

4.お問い合せ

本件お手続きに関するお問い合せは、上記受付窓口あてお電話にて承ります。

以上

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